Projectmanagement: van projectplan tot oplevering

Projectmanagement is het plannen, organiseren en begeleiden van een tijdelijk project om een afgesproken resultaat te bereiken. Daarbij zorg je dat de juiste mensen samenwerken, bewaak je de planning en het budget en stuur je bij als er iets verandert.

Het gaat bijvoorbeeld om de invoering van een nieuw registratiesysteem of de verbouwing van een kantoor. De aanpak verschilt per project, maar een helder doel, duidelijke afspraken en zicht op de voortgang zijn steeds de basis.

Wat maakt projectmanagement anders dan dagelijks werk?

Een project is bedoeld om een bepaald resultaat op te leveren. Dat onderscheidt het van terugkerend werk, zoals het behandelen van dagelijkse klantvragen. Een project heeft meestal deze kenmerken:

• Een duidelijk resultaat: er wordt iets nieuws gemaakt, ingevoerd of veranderd.
• Een tijdelijk karakter: het project heeft een begin en een afgesproken einde.
• Een eigen aanpak: de combinatie van doel, mensen en omstandigheden is voor elk project anders.
• Begrensde middelen: er zijn afspraken over onder meer tijd, geld en beschikbare mensen.

Bij projectmanagement verbind je die onderdelen met elkaar. Als een opdrachtgever bijvoorbeeld extra functies voor een systeem wil, kan dat gevolgen hebben voor de kosten of de opleverdatum.

De fasen van een project

Een veelgebruikte indeling bestaat uit zes fasen. In de praktijk kunnen fasen elkaar overlappen of in een andere volgorde terugkomen.

1. Initiatief: je onderzoekt welk probleem je wilt oplossen en of een project daarvoor geschikt is.
2. Definitie: je beschrijft het gewenste resultaat, de eisen en de grenzen van het project.
3. Ontwerp: je werkt uit hoe het resultaat eruit moet zien en kiest een passende oplossing.
4. Voorbereiding: je regelt wat nodig is voor de uitvoering, zoals mensen, materialen en afspraken met leveranciers.
5. Realisatie: het team voert het werk uit en levert het resultaat op.
6. Nazorg: je draagt het resultaat over, rondt openstaande zaken af en evalueert het project.

Bij een nieuw registratiesysteem bepaal je eerst welke gegevens medewerkers moeten kunnen vastleggen. Daarna kies of ontwerp je een oplossing, richt je het systeem in en test je of het aan de afspraken voldoet. Na oplevering moet duidelijk zijn wie het systeem beheert en vragen van gebruikers opvangt.

Wat staat er in een projectplan?

Een projectplan legt vast wat je gaat doen en hoe je het werk aanpakt. Het helpt het team en de opdrachtgever om dezelfde verwachtingen te hebben. De omvang van het plan past bij de omvang en complexiteit van het project. Een klein project heeft meestal genoeg aan een beknopt plan.

Neem in ieder geval de volgende onderdelen op:

• Doel en resultaat: welk probleem pak je aan en wat lever je op?
• Afbakening: wat hoort wel en niet bij het project?
• Eisen en acceptatie: waaraan moet het resultaat voldoen en wie keurt het goed?
• Planning: welke activiteiten en belangrijke tussenresultaten zijn er, en wanneer moeten ze klaar zijn?
• Budget en capaciteit: hoeveel geld en werktijd zijn beschikbaar?
• Rollen: wie voert het werk uit en wie neemt besluiten?
• Risico’s: wat kan het project hinderen en welke maatregelen zijn mogelijk?
• Communicatie: wie krijgt welke informatie en wanneer?

Maak de afbakening zo concreet mogelijk. Bij het registratiesysteem kun je bijvoorbeeld vastleggen dat het team het systeem inricht en medewerkers instrueert, maar geen oude dossiers opnieuw invoert. Zo voorkom je dat verwachtingen onderweg ongemerkt uiteenlopen.

Wie doet wat binnen een project?

De opdrachtgever vraagt om het project en beslist over de belangrijkste kaders. Die persoon zorgt ook dat duidelijk is waarom het project nodig is en neemt besluiten wanneer een probleem buiten de bevoegdheid van de projectleider valt.

De projectleider organiseert het werk, stemt af met betrokkenen en bewaakt de voortgang. De projectleider verdeelt taken, bespreekt risico’s en maakt afwijkingen zichtbaar. Of die ook zelf over extra budget of personeel mag beslissen, hangt af van de afspraken met de opdrachtgever.

Projectmedewerkers voeren de afgesproken werkzaamheden uit en delen hun kennis over de inhoud. Daarnaast kunnen gebruikers, leveranciers en andere betrokkenen meedenken of eisen stellen aan het resultaat.

Bij grotere projecten is er soms een stuurgroep. Die groep neemt besluiten over belangrijke wijzigingen en helpt bij problemen die de projectleider niet zelf kan oplossen. De dagelijkse aansturing blijft meestal bij de projectleider.

Voortgang, risico’s en wijzigingen bewaken

Een planning is pas nuttig als je hem tijdens het project gebruikt. Bespreek regelmatig wat klaar is, wat vertraging oploopt en welke beslissingen nodig zijn. Vergelijk daarbij de werkelijke voortgang en kosten met de afspraken in het projectplan.

Een risico is iets wat kan gebeuren en het resultaat kan beïnvloeden. Denk aan een leverancier die mogelijk te laat levert. Leg per belangrijk risico vast wie het volgt en wat je kunt doen om de kans of de gevolgen te beperken. Een probleem dat al speelt, vraagt om een concrete actie en een verantwoordelijke.

Nieuwe wensen zijn niet automatisch verkeerd, maar bespreek eerst wat ze betekenen. Wil de opdrachtgever een extra functie in het registratiesysteem? Bepaal dan met het team wat daarvoor nodig is en welk effect dit heeft op de planning, kosten en kwaliteit. Leg vast wie de wijziging goedkeurt voordat het team ermee aan de slag gaat.

Soms kan de projectleider zelf bijsturen, bijvoorbeeld door taken anders te verdelen. Is er meer geld nodig of komt de afgesproken einddatum in gevaar, dan is een besluit van de opdrachtgever of stuurgroep nodig.

Welke aanpak past bij je project?

Een projectmanagementmethodiek geeft structuur aan de manier waarop je een project organiseert en bestuurt. De juiste aanpak hangt af van het werk en van hoeveel vooraf duidelijk is.

• Een gefaseerde aanpak: je werkt de stappen vooraf uit en rondt een fase grotendeels af voordat de volgende begint. Dat past bij werk waarvoor de eisen vroeg duidelijk moeten zijn. Veranderingen kunnen later wel meer tijd en geld kosten.
• Een stapsgewijze aanpak: je maakt en beoordeelt delen van het resultaat tijdens het project. Dat is handig als gebruikers onderweg feedback moeten geven. Het vraagt wel om regelmatige keuzes en betrokkenheid van die gebruikers.
• PRINCE2: een methode met afspraken over onder meer rollen, besluitvorming en beheersing. Die structuur kan helpen bij complexe projecten, maar vraagt ook tijd voor overleg en vastlegging.

Een combinatie is ook mogelijk. Je kunt bijvoorbeeld vooraf een budget en einddoel afspreken, terwijl het team onderdelen van het resultaat stap voor stap ontwikkelt en test. Kies niet meer regels en documenten dan nodig zijn om het project goed te kunnen sturen.

Veelgestelde vragen over projectmanagement

Welke opleiding heb je nodig om projectmanager te worden?
Er is niet één verplichte opleiding voor dit beroep. Mensen komen er via verschillende opleidingen en werkervaring terecht. Een cursus projectmanagement kan helpen om te leren plannen, risico’s te beoordelen en een projectteam aan te sturen. Ook zijn er opleidingen die voorbereiden op een certificering, zoals PRINCE2 of IPMA.

Is een projectleider een leidinggevende?
Een projectleider geeft leiding aan het werk binnen een project. Dat betekent niet altijd dat de projectleider ook de vaste leidinggevende van de teamleden is. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld onder een afdelingsmanager vallen en tijdelijk aan een project meewerken.

Wat is het verschil tussen een projectleider en een projectmanager?
De titels worden vaak door elkaar gebruikt. Soms noemt een organisatie iemand die een groter of ingewikkelder project leidt een projectmanager. De precieze taken en bevoegdheden verschillen per organisatie.

Begin bij een nieuw project met een gesprek over het gewenste resultaat en de grenzen van de opdracht. Zet die afspraken op papier en gebruik ze tijdens het project om keuzes over tijd, geld en wijzigingen te maken.