OKR: zo werk je met duidelijke doelen en meetbare resultaten

OKR staat voor Objectives and Key Results. Het is een methode om doelen te stellen en te volgen: een objective beschrijft wat je wilt bereiken, de key results laten zien waaraan je merkt dat dit lukt. Zo maak je voor een team duidelijk wat prioriteit heeft en welke verandering je wilt zien.

Je spreekt de doelen af voor een bepaalde periode, vaak een kwartaal. Tijdens die periode bespreek je regelmatig de voortgang en aan het einde kijk je wat het team heeft bereikt en geleerd.

Wat zijn objectives en key results?

Een objective is een duidelijke, ambitieuze omschrijving van wat je wilt bereiken. Het geeft richting, maar bevat meestal geen cijfer. Een voorbeeld is: “Klanten sneller en beter helpen.”

Een key result is een meetbaar resultaat dat bij dat doel hoort. Het beschrijft niet welke taak je uitvoert, maar welk effect je wilt bereiken. Een key result bij het doel hierboven kan zijn dat klanten minder lang op een antwoord wachten.

Samen vormen het objective en de bijbehorende key results een OKR. Het objective geeft antwoord op de vraag: wat willen we bereiken? De key results beantwoorden de vraag: hoe zien we of we op weg zijn?

Een KPI is een meetpunt waarmee je prestaties volgt. Bij OKR’s gebruik je meetbare resultaten om de voortgang naar een specifiek doel in een afgesproken periode zichtbaar te maken.

Een concreet voorbeeld van een OKR

Stel dat een klantenserviceteam merkt dat klanten lang op antwoord wachten. Het team kiest voor een kwartaal het volgende doel. De getallen hieronder zijn fictief en dienen alleen als voorbeeld.

Objective: klanten ervaren onze klantenservice als snel en behulpzaam.

• Key result: de gemiddelde wachttijd voor een eerste antwoord gaat van ongeveer vijf naar drie werkdagen.
• Key result: de gemiddelde beoordeling van de klantenservice stijgt van ongeveer een 7 naar een 8.
• Key result: het aandeel vragen dat bij het eerste contact wordt opgelost, stijgt van ongeveer 60 naar 75 procent.

Het team kan verschillende acties kiezen om deze resultaten te bereiken, zoals antwoorden op veelgestelde vragen verbeteren. Die actie is geen key result: pas als klanten sneller of beter geholpen worden, is het gewenste resultaat zichtbaar.

De drie metingen vullen elkaar aan. Alleen sneller antwoorden is niet genoeg als klanten daarna opnieuw contact moeten opnemen. Door ook naar de beoordeling en de oplossing bij het eerste contact te kijken, krijgt het team een vollediger beeld.

Zo stel je een OKR op

Een bruikbare OKR begint met een keuze: welk resultaat verdient in de komende periode de meeste aandacht? Bespreek die vraag met de mensen die eraan gaan werken.

• Kies een periode. Een kwartaal is vaak een geschikt begin. Het is lang genoeg om aan een verandering te werken en kort genoeg om ervan te leren.
• Formuleer het objective. Beschrijf in één zin wat je wilt bereiken. Kies een doel dat richting geeft en aansluit op wat voor het team of de organisatie belangrijk is.
• Bepaal de key results. Kies meetbare resultaten die samen laten zien of het doel dichterbij komt. Een richtlijn is ongeveer drie tot vijf resultaten per objective.
• Noteer het startpunt en de streefwaarde. Spreek af hoe je meet en waar je naartoe wilt. Zonder startpunt is het lastig om vooruitgang te beoordelen.
• Maak afspraken over de voortgang. Leg vast wie de metingen bijhoudt en wanneer het team ze bespreekt. Spreek ook af wie verantwoordelijk is voor het doel als geheel.

Houd het aantal doelen beperkt. Een team kan bijvoorbeeld beginnen met één tot drie objectives. Zo blijft zichtbaar waar de aandacht naartoe moet en ontstaat er ruimte om werk dat niet bij de gekozen doelen past opnieuw te beoordelen.

Het verschil tussen een resultaat en een actie

Bij het schrijven van key results is het verleidelijk om taken op te sommen. “Een nieuwe pagina met antwoorden publiceren” is concreet, maar het zegt nog niet of klanten er iets aan hebben. Het is een actie.

Een resultaat zou zijn dat minder klanten een vraag opnieuw hoeven te stellen. Het team kan vervolgens zelf bepalen welke acties daarvoor nodig zijn. Misschien helpt een nieuwe pagina, maar misschien blijkt een duidelijker antwoord van de medewerker meer effect te hebben.

Een goede toets is daarom: als alle key results zijn gehaald, is het objective dan ook echt dichterbij gekomen? Zo niet, dan meet je mogelijk activiteiten of resultaten die niet genoeg zeggen over het doel.

Voortgang volgen en de periode afsluiten

Bespreek tijdens de afgesproken periode regelmatig hoe het ervoor staat. Kijk per key result naar de meest recente meting en vergelijk die met het startpunt en de streefwaarde. Vraag ook wat het team heeft gedaan en wat daarbij wel of niet werkte.

Een tussentijdse bespreking is bedoeld om keuzes te maken, niet alleen om een cijfer te rapporteren. Blijft de wachttijd bijvoorbeeld gelijk, dan kan het team onderzoeken waar vragen blijven liggen en een andere aanpak proberen.

Aan het einde van de periode beoordeel je elk key result en kijk je terug op het objective. Een niet gehaald resultaat is niet automatisch een mislukking. Het kan laten zien dat het doel te hoog was, de aanpak niet werkte of omstandigheden veranderden. Gebruik die inzichten bij het kiezen van de volgende OKR’s.

Veelgemaakte fouten bij OKR’s

OKR’s kunnen focus geven, maar alleen als de doelen bruikbaar zijn in het dagelijkse werk. Deze fouten maken de methode minder effectief:

• Te veel doelen kiezen. Als alles prioriteit heeft, helpt de methode niet meer om keuzes te maken.
• Alleen taken meten. Een afgeronde taak laat niet altijd zien of je het gewenste effect hebt bereikt.
• Een doel onduidelijk formuleren. Bij een objective als “beter worden” weet het team niet welke verandering telt.
• Metingen kiezen buiten de invloed van het team. Een team moet met zijn werk redelijkerwijs kunnen bijdragen aan het resultaat.
• De doelen niet meer bespreken. Een document dat pas aan het einde van het kwartaal weer opengaat, helpt niet om onderweg bij te sturen.

De methode is minder geschikt voor werk dat vooral bestaat uit vaste taken die steeds moeten doorgaan. Niet elke terugkerende taak hoeft een aparte OKR te krijgen. Gebruik de methode vooral voor veranderingen die je bewust wilt bereiken.

Veelgestelde vragen over OKR

Moet een key result altijd een getal bevatten?
Een key result moet meetbaar zijn. Vaak gebruik je een getal, zoals een percentage of een gemiddelde tijd. Een duidelijke mijlpaal kan ook, zolang vooraf helder is wanneer die is bereikt en waarom die bijdraagt aan het objective.

Moet je alle key results volledig halen?
Nee. Een ambitieus doel mag uitdagend zijn. Bespreek aan het einde wel waarom een resultaat is gehaald of achterblijft. Zo voorkom je dat een te makkelijk doel succes lijkt of dat een onhaalbaar doel ongemerkt blijft staan.

Mag je een OKR tijdens de periode aanpassen?
Ja, als omstandigheden of prioriteiten duidelijk veranderen. Bespreek de wijziging met de betrokkenen en noteer waarom je die maakt. Verander een doel niet alleen omdat de voortgang tegenvalt: onderzoek eerst wat er aan de hand is.

Begin met een doel waar het team zelf aan kan bijdragen en maak de gewenste verandering meetbaar. Bespreek daarna regelmatig of de gekozen acties de key results dichterbij brengen.