Een jaarrekening maken: overzicht en houvast voor je onderneming

Jaarrekening maken is een vast onderdeel voor ondernemers in Nederland. Het laat in één oogopslag zien hoe je bedrijf er financieel voorstaat. Een goede jaarrekening zorgt voor duidelijkheid richting de Belastingdienst, banken en vaak ook voor jezelf. Het samenstellen neemt even tijd, maar als je de stappen volgt is het goed te doen. Ook als je zelf weinig kennis hebt van boekhouden.

De belangrijkste onderdelen van een jaarrekening

Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst-en-verliesrekening én een toelichting. De balans geeft het overzicht van wat je bezit en wat je nog moet betalen op een vast moment, meestal 31 december. Denk aan machines, voorraad, kasgeld, banktegoeden tegenover leningen, openstaande rekeningen en schulden. In de winst-en-verliesrekening zie je alle inkomsten en uitgaven van het afgelopen jaar. Zo wordt duidelijk hoeveel je echt hebt overgehouden. De toelichting is het gedeelte waarin je eventuele bijzonderheden kort omschrijft. Had je onverwachte kosten, verkopen die lager uitvielen of is er een verandering geweest in de manier waarop je de cijfers berekent? Dan zet je dat erbij. Zo snappen anderen ook hoe het resultaat tot stand is gekomen.

De stappen voor het samenstellen van een jaarrekening

Het proces van een jaarrekening opstellen verloopt meestal in vijf stappen. Eerst verzamel je alle financiële gegevens van het hele jaar. Daarna maak je de balans. Je kijkt dus per 31 december wat de waarde is van alle bezittingen en wat je nog moet aflossen. Vervolgens stel je de winst-en-verliesrekening samen, waarin je het verschil duidelijk maakt tussen alle opbrengsten en kosten van het afgelopen jaar. Daarna schrijf je een korte toelichting op de cijfers. Ten slotte controleer je alles goed en maak je de jaarrekening definitief. Op basis van dit overzicht kun je eenvoudig de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting doen. Soms stuurt je boekhouder de jaarrekening direct door naar de Kamer van Koophandel.

Waarom een jaarrekening maken verplicht is

Voor sommige ondernemingen is het opstellen van een jaarrekening wettelijk verplicht. Heb je bijvoorbeeld een bv, nv of coöperatie? Dan ben je verplicht om een jaarrekening elk jaar binnen vijf maanden na het boekjaar op te stellen en te publiceren bij de Kamer van Koophandel. Voor eenmanszaken en vennootschappen onder firma bestaat de verplichting meestal niet, maar het maken van zo’n overzicht is alsnog verstandig. Banken en investeerders willen vaak een recent overzicht voordat ze geld verstrekken. Daarnaast heeft de Belastingdienst deze cijfers nodig bij je aangifte. Door elk jaar netjes een jaarafsluiting te maken weet je zelf ook hoe je bedrijf zich ontwikkelt.

Zelf een eenvoudige jaarrekening maken

Kleine ondernemers denken soms dat een jaarrekening opstellen ingewikkeld is en laten het aan een boekhouder over. Toch zijn er inmiddels begrijpelijke online hulpmiddelen die je stap voor stap het proces laten doorlopen. Met eenvoudige software voer je je inkomsten en uitgaven in, waarna er automatisch een balans én een winst-en-verliesoverzicht wordt gemaakt. Dat kan ook voordelig zijn qua kosten. Let er wel op dat alles klopt en controleer altijd je cijfers. Wanneer je bedrijf groeit en de cijfers complexer worden, is het handig om het samen met een professional te doen om fouten te voorkomen. Voor zzp’ers en kleine ondernemingen blijft het vaak goed zelf te doen met de juiste hulpmiddelen.

Meest gestelde vragen over jaarrekening maken

• Wat is het verschil tussen een balans en een winst-en-verliesrekening?

  De balans laat zien wat je bedrijf op een bepaald moment bezit en verschuldigd is. De winst-en-verliesrekening toont de inkomsten en uitgaven over een heel jaar, waardoor het resultaat zichtbaar wordt.

• Voor wie is het verplicht om ieder jaar een jaarrekening op te stellen?

  Bedrijven zoals bv’s, nv’s en coöperaties zijn wettelijk verplicht jaarlijks een jaarrekening te maken en te publiceren. Eenmanszaken en kleine vof’s zijn dit meestal niet verplicht, maar het levert wel voordelen op.

• Wanneer moet de jaarrekening klaar zijn?

  Je moet de jaarrekening binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar opstellen. Dit kan met eenmalig uitstel van maximaal vijf maanden, na goedkeuring van de aandeelhouders.

• Kan ik als kleine ondernemer zelf een jaarrekening samenstellen?

  Met simpele online hulpmiddelen of boekhoudsoftware is het vaak goed mogelijk om zelf een overzicht te maken, zeker bij kleinere bedrijven met eenvoudige boekhouding.

• Waarvoor heb ik een jaarrekening nog meer nodig dan alleen voor de Belastingdienst?

  Banken, kredietverstrekkers en investeerders vragen vaak om een recente jaarafsluiting voordat ze een lening verstrekken. Ook voor jezelf geeft het een duidelijk zicht op de gezondheid van je onderneming.