De nadelen van payrolling kom je vaak pas tegen als je er mee werkt, maar het is slim om daar van tevoren al goed naar te kijken. Steeds meer bedrijven zoeken een manier om minder tijd kwijt te zijn aan personeel regelen. Payrolling klinkt dan handig, omdat een ander bedrijf het papierwerk en betalingen doet. Toch zitten er aan deze constructie ook nadelen. Het is daarom goed om te weten wat je kunt verwachten als je je personeel via een payrollbedrijf in dienst laat komen.
Minder grip op je medewerkers en de kosten
Bij payrolling is het personeel juridisch in dienst bij het payrollbedrijf, niet bij jouw eigen bedrijf. Je bent niet hun officiële werkgever. Dat betekent dat je minder controle hebt over de contracten en voorwaarden waar je medewerkers onder vallen. Het payrollbedrijf bepaalt namelijk het salaris, de regels bij ziekte en bijvoorbeeld bij ontslag. Ook ben je vaak minder flexibel in het kiezen van de loonvoorwaarden. Soms krijg je te maken met cao’s die niet passen bij jouw bedrijf. Daarbovenop betaal je meestal een vast bedrag per gewerkt uur aan het payrollbedrijf. Dit lijkt handig, maar kan uiteindelijk duurder uitvallen dan wanneer je zelf het personeel in dienst neemt, juist omdat er allerlei extra kosten worden meegerekend in dit tarief.
Altijd nog aansprakelijk voor problemen met loon en belasting
Veel ondernemers denken dat ze alle risico’s kwijt zijn als ze voor payrolling kiezen. Toch ben je voor sommige zaken nog altijd zelf verantwoordelijk. Als het payrollbedrijf bijvoorbeeld vergeet om de loonbelasting af te dragen, kun jij alsnog als bedrijf aansprakelijk worden gesteld. De Belastingdienst kan bij te weinig of te laat betaalde belasting toch bij jouw onderneming aankloppen. Ook bij fouten met sociale premies ben je niet volledig beschermd tegen boetes of naheffingen. Je blijft op papier dus nog betrokken bij de juiste uitvoering, ondanks dat het payrollbedrijf het meeste werk uit handen neemt.
Minder binding tussen jou en je team
Als medewerkers via een payrollbedrijf op je werkvloer staan, voelen ze zich soms minder onderdeel van jouw bedrijf. Het contact bij indiensttreding, verzuim en administratie loopt via het payrollbedrijf. Veel zaken gaan digitaal of via formulieren, waardoor je minder snel echt contact opbouwt met je mensen. Dit kan de sfeer binnen je bedrijf veranderen. Medewerkers die zich minder verbonden voelen met jouw organisatie, zijn soms ook minder betrokken of gemotiveerd. Zeker in kleine bedrijven, waar persoonlijke aandacht telt, kan dit als een gemis worden ervaren.
Weinig eigen keus in personeelsbeleid
Doordat het payrollbedrijf de werkgever is, zijn er regels waar jij je aan moet houden. Het is niet altijd mogelijk om zelf een eigen ziekteverlofregeling op te stellen, of bijzondere afspraken met een medewerker te maken. Het payrollbedrijf houdt zich aan zijn eigen protocol en cao. Dit kan best lastig zijn als je maatwerk wilt bieden aan een medewerker in een lastige situatie. Ook kan het lastiger zijn om iemand persoonlijk te belonen, omdat je geen directe invloed hebt op het contract of de voordelen die je je personeel wilt aanbieden. Alles verloopt via het externe bedrijf, dat zijn eigen regels volgt.
Lastig bij groei of verandering in je bedrijf
Als je bedrijf groeit en je wilt later je medewerkers zelf in dienst nemen, dan kan dit problemen opleveren. Overstappen van payrolling naar een eigen contract is niet altijd makkelijk. Je moet vaak opnieuw het arbeidscontract en de voorwaarden regelen. Soms zijn er kosten aan verbonden of ontstaat er onduidelijkheid over opgebouwde rechten, vakantiedagen of pensioen. Bij snelle groei of wanneer je team moet veranderen, is werken via een payrollconstructie dus niet altijd de beste keuze op langere termijn.
Veelgestelde vragen over nadelen payrolling
Wanneer ben ik als ondernemer toch aansprakelijk bij payrolling? Bij payrolling blijft de ondernemer aansprakelijk als het payrollbedrijf niet op tijd loonheffingen of sociale premies betaalt. De Belastingdienst kan dan alsnog de kosten bij het bedrijf verhalen.
Krijgt mijn personeel hetzelfde salaris als bij een gewoon arbeidscontract? Medewerkers die via een payrollconstructie werken, kunnen volgens verschillende cao’s betaald krijgen. Vaak hebben ze minder onderhandelingsruimte, omdat het payrollbedrijf vaste regels volgt en niet meegaat in bijzondere afspraken van jouw bedrijf.
Raakt mijn bedrijf de betrokkenheid met de medewerkers kwijt? Bij payrolling loopt veel contact via het externe bedrijf. Daardoor kan de band tussen jou en je medewerkers minder sterk worden, omdat personeelszaken, ziekte en verlof buiten jou om gaan.
Is overstappen van payrolling naar zelf in dienst nemen ingewikkeld? Het kan lastig zijn om medewerkers die eerst via een payrollbedrijf werkten zelf een contract te geven. Je moet dan alle afspraken opnieuw maken en soms spelen er vragen over rechten, vakantiedagen of opbouw van pensioen.
Geef een reactie